• Ronaldo Faria Lima

Você dá atenção à sua caixa postal?


Photo by Miguel Á. Padriñán from Pexels

O e-mail ainda é um meio muito eficiente de comunicação. Várias empresas, no entanto, não prestam atenção às suas caixas postais e, com isso perdem grandes oportunidades de negócio. Outras, fazem mau uso do recurso e acabam criando efeito contrário do que desejavam, ou seja, ampliar sua carteira de clientes.


Como todo recurso, é importante saber como utilizá-lo para que seus objetivos sejam atingidos. E aqui está um pequeno artigo sobre boas práticas e algumas dicas de como desentulhar sua caixa postal.


O problema da caixa postal entulhada


Certamente você recebe muitos e-mails diariamente, a grande maioria spam. É assim comigo. Todos os dias dezenas de spam chegam à minha caixa postal. Também chegam golpes, tentativas de invasão, e mais um amontoado de porcaria. Se deixar essa quantidade de coisa inútil na caixa postal, torna-se impossível achar alguma coisa.


A caixa postal entulhada é um problema para você. É difícil achar qualquer coisa. Ficam misturados e-mails lidos com e-mails não lidos, spam, propagandas e por aí vai. E no meio dessa bagunça estão e-mails valiosos, de seus clientes ou prospectos, que podem ser oportunidades de negócio. Ao perder estas mensagens na sua caixa postal você perde o timing de uma oportunidade.


Não é incomum ouvir estórias de empresas que perderam oportunidades e clientes por não conseguirem ler as mensagens em tempo hábil, ou por nunca terem respondido perguntas ou solicitações de contato e orçamento.


Dicas de como usar melhor seu e-mail


Dica 1: Desentulhando sua caixa postal


Para evitar milhares de e-mails na sua caixa postal, a dica é um procedimento simples. Ao terminar de ler e responder o e-mail do seu interesse, apague-o se não for tão importante assim, ou arquive-o. Toda ferramenta atual de leitura de e-mails oferece alguma forma de arquivamento.


A ideia da caixa de entrada é a mesma ideia daqueles organizadores de papel que ficam em cima das mesas dos escritórios. A intenção é ser um local onde as mensagens chegam e não onde as mensagens ficam. Depois de ler o e-mail retire-o da caixa de entrada. Deixe a caixa de entrada somente para a recepção e leitura das mensagens. Lido? Mova-o ou apague-o.


Ao executar esta prática, sua caixa postal ficará absolutamente vazia e todas as mensagens serão respondidas em tempo e organizadas de acordo com o seu tipo.


Dica 2: Use várias pastas


Todo serviço ou aplicativo de leitura de e-mails permite que você crie diversas pastas para simplificar o arquivamento das suas mensagens. Assim, você pode usar diversas pastas para organizar suas mensagens.


Por exemplo, se você recebe boletos por e-mail, talvez seja uma boa ideia criar uma pasta de "Cobranças" e salvar todas as mensagens deste tipo lá. Assim você nunca perderá outro boleto.


Dica 3: Use filtros


Existem diversos serviços na internet que oferecem newsletters. Estas newsletters são e-mails informativos de caráter geral sobre o produto ou serviço que você acompanha. Jornais e revistas on-line também fazem uso deste recurso. São mensagens de pouca importância para o dia-a-dia da sua empresa, mas são informações do seu interesse e você quer ler, mas isso não pode atrapalhar o seu dia-a-dia.


A melhor saída para isso é usar um filtro. Todo serviço ou aplicativo de leitura de e-mails oferece algum tipo de filtro. A função do filtro é reconhecer as mensagens e fazer alguma coisa com elas. Assim, você pode criar filtros para os e-mails que não são urgentes, direcionando-os para outras caixas que não sejam a de entrada. Isso organiza automaticamente seus e-mails, categorizando-os, colocando-os em caixas diferentes e mantendo sua caixa de entrada somente com aquilo que é de direito: as mensagens importantes.


O filtro, juntamente com várias pastas, ajuda a manter suas mensagens organizadas, com a diferença que o filtro organiza automaticamente suas mensagens, sem que você precise selecionar, categorizar e ajustar tudo manualmente.


Dica 4: use marcadores


Os marcadores são usados para categorizar suas mensagens. Eles permitem que você marque, visualmente, suas mensagens de acordo com algum tipo de critério. O problema dos marcadores é que eles são gerais e quem precisa dar significado a eles é você. Muito abstrato? Bom, é melhor entender com um exemplo.


Eu uso marcadores da seguinte forma:

  • vermelhos: toda mensagem urgente que precisa da minha atenção ou resposta rápida eu marco com marcadores vermelhos.

  • amarelos: uso amarelo para mensagens importantes mas que não são urgentes, mas que precisam de resposta.

  • verdes: uso verde para mensagens que precisam de resposta, mas podem esperar um pouco mais para serem respondidas.

No meu cenário de uso, os marcadores são usados para determinar a prioridade das mensagens. Você pode usar os marcadores para usos ilimitados, na verdade: marcar mensagens de amigos, familiares, ou de negócio; marcar mensagens de propagandas que te interessam, conteúdo de negócios ou informativos de interesse. A sua imaginação é o limite.


O que é legal com relação aos marcadores é que eles podem ser, normalmente, aplicados por filtros automáticos. Assim, ao identificar a mensagem, o filtro pode aplicar o marcador sem que você precise gastar seu tempo precioso fazendo isso.


Dica 5: respostas automáticas


A pior coisa do mundo é o seu cliente ficar sem saber se você recebeu, ou não, sua mensagem. Nem sempre dá para você responder de bate-pronto. Mas há uma forma: respostas automáticas! Quase todo serviço de leitura de e-mails oferece algum tipo de automação, normalmente integrado aos filtros, que permite que mensagens recebidas de determinados contatos, ou grupos de contatos, sejam respondidas automaticamente.


Assim, ao receber o e-mail do seu cliente a sua aplicação de e-mail responde automaticamente à mensagem, deixando claro que você tem ciência da mensagem.


Dica 6: spam no spam


Recebeu uma mensagem que você considera spam? Ao invés de simplesmente apagá-la, marque-a como spam. Quase todo serviço de e-mail tem isso. Ao marcar a mensagem como spam você ajuda o seu serviço a entender quais mensagens são spam e isso treina o serviço a identificar spam com mais precisão.


Com o passar do tempo, o seu serviço de e-mail começa a identificar melhor e a evitar que essas mensagens cheguem à sua caixa de entrada, engordando a caixa de spam. Isso vai até você nunca mais ter conhecimento do spam, por que seu serviço já estará apto a separar isso automaticamente para você, com baixa quantidade de e-mails classificados erroneamente.


No entanto, é sempre de bom grado dar uma passadinha de olho, de vez em quando, na caixa de spam para ver se algo foi classificado errado. Eu faço isso uma vez a cada duas semanas, e mesmo assim quando lembro. Via de regra, os emails que estão no meu spam são realmente spam pois já treinei bastante o meu serviço de e-mail.


Dica 7: Organize por conversa ou thread


Algo que causa muita confusão nos leitores de e-mail é a ideia de thread. Em tradução livre, thread é linha, mas neste contexto é uma conversa. Sempre que for tratar um assunto específico que gere muita troca de e-mails procure sempre responder ao e-mail que você recebeu por último ao invés de criar um e-mail novo. Assim você pode organizar esta troca como uma conversa, o que simplifica ler toda a troca de e-mails ao invés de ficar caçando um monte de mensagens com títulos diferentes mas que se referem à mesma conversa.


Este procedimento simples permite que sua conversa seja documentada do início de forma organizada. O seu leitor de e-mail, também, beneficia-se disso permitindo que a conversa seja mostrada como uma única mensagem na sua caixa postal. Ao abrir essa mensagem, o seu leitor mostra todas as outras, por ordem de envio/chegada, organizando a conversa e facilitando muito a sua leitura.


Dica 8: aprenda como funciona seu leitor favorito


O seu leitor de e-mails favorito oferece uma quantidade enorme de facilidades que podem simplificar muito a sua vida aumentando, inclusive, sua produtividade. Mas, como toda ferramenta, você precisa aprender como funciona para usar direito.


A justificativa que mais ouço das pessoas que se recusam a ler a documentação dos seus leitores favoritos é esta: eu não sou técnico em informática. Exatamente por você não ser técnico em informática que a empresa que criou o seu leitor favorito escreveu milhares de textos sobre ele. Os textos são simples, com linguagem acessível e feitos para quem não é da área de TI.


Ainda assim está difícil? Youtube! Existem diversos tutoriais, vídeo-aulas e até mesmo cursos on-line, vários gratuitos, que te ensinam como tirar o máximo destas ferramentas. O que eu costumo dizer para as pessoas é que não dá para ser produtivo com uma ferramenta que você não sabe como usar.


Assim, gaste um tempinho entendendo como o seu leitor de e-mail funciona. Pense que você está investindo seu tempo, não gastando-o. Isso terá um impacto positivo no seu dia-a-dia por que você não só gastará menos tempo com seus e-mails como também terá mais tempo livre para fazer o que realmente vale a pena: curtir sua vida. É para isso que existem as máquinas!

0 visualização

A EMPRESA

REDES SOCIAIS

  • Facebook Grood.me
  • Instagram Grood.me
  • YouTube Grood.me
  • LinkedIn Grood.me

Validados pelo programa

NOSSOS CONTATOS

GroodMe-Logo_Programa_Startup_SP_Sebrae_

Plataforma homologada pelo

CHICLETEMKT TECNOLOGIA E MARKETING LTDA   CNPJ: 21.922.069/0001-42   RIBEIRÃO PRETO - SP

O PRAZO MÉDIO DE ENTREGA VARIA DE 5 A 15 DIAS ÚTEIS PARA OS SERVIÇOS ADQUIRIDOS NA LOJA

  • Facebook
  • Instagram
  • YouTube
  • LinkedIn
  • Pinterest
  • RSS ícone social